Ringin auditointien tarkoitus on auttaa
Yksi Ringin ydintehtävistä on kerätä lainsäädännön edellyttämät yritysten pakkaustiedot ja raportoida ne vuosittain tuottajayhteisöille sekä edelleen yhteen koottuna valvovalle viranomaiselle eli Pirkanmaan ELY-keskukselle. Siitä, että raportoidut pakkaustiedot pitävät paikkansa, varmistutaan tarkastamalla raportoidut tiedot sekä erillisin tarkastuskäynnein eli auditoinnein. Auditoinneista vastaa Ringissä Heidi Plattonen. Ennen Rinkiä Plattonen työskenteli S-ryhmän päivittäistavaralogistiikassa pakkausasiantuntijana. Hän on siis nähnyt suuren osan Suomen markkinoilla kulkevista pakkauksista.
Yritysten ilmoittamien pakkaustietojen oikeellisuus on tärkeää monesta syystä. Raportoinnin perusteella muun muassa seurataan kierrätysvaatimusten saavuttamista. Tuottajayhteisöjen toiminta perustuu raportoituihin pakkaustietoihin, joita tarvitaan mm. kierrätysasteiden laskentaan. Myös yritysten kierrätysmaksulaskut perustuvat raportoituihin pakkausmääriin.
“Kun auditointeja tehdään, niin varmistetaan tietojen luotettavuus ja kustannusten oikeudenmukainen jakautuminen yrityksille. Yritykset voivat luottaa siihen, että kaikkia koskevat samat säännöt ja kierrätysmaksut jakautuvat oikeudenmukaisesti”, Plattonen toteaa.
Millaista on Ringin auditointi?
Ringin auditoinneista vastaava asiantuntija Heidi Plattonen
Mikä tahansa tuottajayhteisöihin liittynyt yritys voidaan auditoida, ja koko auditointiprosessi on luottamuksellinen. Auditoinnissa tarkastellaan aina yrityksen viimeksi raportoimia pakkaustietoja. Auditoitaviksi valitaan erilaisia yrityksiä kuten tukku- ja vähittäiskauppoja, elintarviketeollisuuden yrityksiä ja muita teollisuusyrityksiä. Lisäksi pyritään auditoimaan eri pakkausmateriaaleja käyttäviä yrityksiä.
Auditoitava yritys saa yhteydenoton Ringiltä hyvissä ajoin ennen yhdessä sovittavaa auditointiajankohtaa. Ennen auditointia yritys toimittaa Ringille tuotelistauksen markkinoille tuomistaan tuotteista ja kuvauksen siitä, miten raportoidut pakkaustiedot vuosittain tuotetaan.
“Mitä tarkemmin yritys on jo aiemmin kuvannut raportointiprosessia ja kenties jopa tehnyt sisäisiä ohjeita, sitä helpompaa auditointiin valmistautuminen on”, Plattonen kertoo.
Auditointikäyntiin sisältyy Ringin alustus pakkausten tuottajavastuujärjestelmästä, tuottajavastuusta ja mahdollisista pakkaustietojen raportointiin tulevista muutoksista. Alustuksen tarkoituksena on tukea yrityksiä tuottajavastuun hoitamisessa.
“Ringin auditointi on konsultoivaa. Se tarkoittaa sitä, että yritys myös itse hyötyy auditoinnista ja että heillä on tilaisuus kysyä epäselväksi jääneistä asioista”, kertoo Plattonen auditointitilanteen luonteesta. ”Pakkaustietojen raportointi työllistää aina yrityksiä ja koen tärkeäksi, että pääsen auditointikäynneillä kuulemaan raportointiin liittyvistä haasteista yrityksissä”, hän painottaa.
Lisäksi auditoinnissa käydään läpi yrityksen raportointiprosessia, eli esimerkiksi sitä, mistä pakkauskomponenttien painot haetaan ja miten niiden oikeellisuudesta pidetään huolta yrityksessä sisäisesti. Yleensä myös käydään läpi materiaaleittain kaikki yritykselle tyypilliset pakkaukset. Suuren menekin pakkauksia voidaan pyytää ottamaan tyhjinä auditointitilanteeseen punnittavaksi.
Auditointitilanteessa yritys saa välitöntä palautetta ja jälkeenpäin varsinaisen auditointiraportin. Plattonen toteaa, että Ringin ohjeistuksia noudattamalla voi parhaiten taata sen, että auditointi sujuu jouhevasti.
Auditointien tärkeys kasvaa
Raportointiin on tulossa lähiaikoina muutoksia, joiden vuoksi auditointien merkitys korostuu. Pakkausten tuottajamääritelmä muuttuu 1.1.2024, kun alle miljoonan euron liikevaihtorajan poistumisen lisäksi niin kutsuttujen palvelu- ja viljelijäpakkausten tuottajiksi tulevat pakkausten suomalaiset valmistajat ja pakkausten maahantuojat. Kertakäyttömuovidirektiivin tuotekatteeseen kuuluvien SUP-pakkausten raportointi käynnistyy ja perusraportoinnissa pienille pakkaajille mahdollistetaan yksinkertaistettu raportointi. On siis yhä tärkeämpää, että yrityksissä on selkeä käsitys siitä, mitä niiden vastuulle raportoinnissa kuuluu.
Rinki teki auditointivierailun Arlan Sipoon meijerillä – millaiset olivat tulokset? Lue juttu!