Auditoinnit opastavat raportoinnissa

Ringin yritysauditoinnit tuovat helpotusta ja lisätietoa pakkaustietojen raportointiin. Parhaimmillaan auditointikäynti voi auttaa tekemään kustannussäästöjä.
Teksti Pi Mäkilä Kuva Rinki

Raportoitujen pakkaustietojen oikeellisuus on tietojen käyttötarkoituksen vuoksi tärkeää. Ringin tekemät pakkaustietojen tarkastuskäynnit eli auditoinnit ovat yritykselle hyvä paikka tarkastaa, että raportointi tehdään oikein. Vuoden 2018 alussa voimaan tulleet asiakassopimusten ehdot antavat Ringille mahdollisuuden tehdä auditointeja.

Ringin asiakaspalvelupäällikön Maija Peltolan mukaan auditointien tavoitteena on opastaa asiakkaita raportoinnissa ja varmistaa tilastojen luotettavuus.

– Ringille raportoituja pakkausmääriä käytetään kantalukuna, kun lasketaan Suomen toteutuneita kierrätysasteita, joille on asetettu lainsäädännössä minimivaatimukset.

Auditointien tavoitteena on opastaa asiakkaita raportoinnissa ja varmistaa tilastojen luotettavuus.

Ringille vuosittain raportoitavat tiedot perustuvat viranomaisvaatimuksiin ja tuottajayhteisöjen tietotarpeisiin. Raportointiin on tulossa muutoksia, kun Suomi toimeenpanee EU:n pakkausjätedirektiivin uudet raportointivaatimukset. Yksi uusista vaatimuksista liittyy yhdistelmäpakkausten raportointiin.

– Jatkossa kaikki yhdistelmämateriaalit pitää raportoida materiaaleittain erikseen. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi nestekartonkipakkauksen sisältämä muovi ja kartonki raportoidaan omilla riveillään, Maija Peltola kertoo.

Oikein tehty raportointi tuo kustannussäästöjä

Rinki pyrkii siihen, että auditointikäynnit olisivat hyödyllisiä sekä yritykselle että Ringille.

– Pyrimme tekemään auditoinneista konsultoivia, jotta niistä on yrityksille aidosti hyötyä. Raportointiin liittyvät ohjeet ja säännöt voivat olla hyvin moninaisia, joten niitä on hyvä käydä yhdessä läpi, Peltola kertoo.

Peltolan mukaan saatujen kokemusten perusteella auditoinnit ovat hyödyttäneet sekä yrityksiä että Rinkiä.

Raportointiin liittyvät ohjeet ja säännöt voivat olla hyvin moninaisia, joten niitä on hyvä käydä yhdessä läpi,

– Osalle yrityksistä on ollut epäselvää, mitä kaikkea pakkauksiksi tulkitaan. Meidän kannaltamme tilanteet ovat olleet opettavaisia, sillä saamme auditointien avulla tietoa siitä, millaisia haasteita yrityksillä on raportoinnissa ja miten voimme ottaa nämä huomioon esimerkiksi raportointiohjeissamme, hän sanoo.

Ringillä auditointeja tekevän tietohallintopäällikkö Olli Paavolan mukaan auditoinnit ovat sujuneet hyvin ja positiivisessa hengessä.

– Yritykset ovat pitäneet tuottajavastuuseen liittyvää ohjeistusta tarpeellisena, ja joillain auditointikäynneillä tapaamiseen on osallistunut yrityksestä isokin porukka. Parhaimmillaan hyöty on ollut molemminpuolinen, sillä oikein tehty raportointi on tuonut yritykselle myös kustannussäästöjä, hän kertoo.

Auditointi auttaa

Toistaiseksi Ringin tekemillä auditointikäynneillä ei ole paljastunut suuria ongelmia. Olli Paavola kertoo, että suurin osa haasteista liittyy siihen, ettei yrityksissä aina tiedetä, mitä kaikkea kuuluu raportoida.

– Kyse on ollut vilpittömistä virheistä, jotka ovat tapahtuneet tahattomasti. Pääsääntöisesti auditointeihin on suhtauduttu positiivisesti, Paavola sanoo.

Olli Paavolan mukaan kaikki yritykset eivät ole ymmärtäneet, että myös omaan käyttöön maahantuotujen tuotteiden pakkaukset täytyy raportoida.

– Myös kuormalavoihin ja niiden raportointiin liittyy haasteita. Aina, kun yritys käyttää jo aiemmin käytössä ollutta lavaa, käyttö raportoidaan uudelleenkäyttösarakkeessa. Näin lavat tulevat raportoiduksi markkinoille saatettuina vain yhteen kertaan elinkaarensa aikana, kuten on tarkoitus, Paavola kertoo.

Yritys, joka omistaa tuotteen pakkaushetkellä, hoitaa raportoinnin.

Joskus raportoinnissa on epäselvyyksiä siksi, että yritys on ulkoistanut logistiikkaansa tai varastotoimintojaan.

– Tällöin saatetaan ajatella, että logistiikkayritys hoitaa raportoinnin. Ohje on kuitenkin se, että yritys, joka omistaa tuotteen pakkaushetkellä, hoitaa raportoinnin, Paavola summaa.

Tästä voidaan poiketa, jos yritykset ovat keskenään sopineet muusta raportointitavasta. Tällöin on muistettava toimittaa tieto myös Ringille.

Vastauksia haastaviin tilanteisiin

Yritykselle auditointi voi olla kiinnostava tilaisuus. Apetitin hankintapäällikkö Päivi Hakasuo kertoo, että auditointikäynnistä jäi paljon käteen.

– Varsinaista uutta tietoa emme saaneet, mutta oli hyvä saada varmistus sille, että olemme toimineet oikein. Olemme kehittäneet toimintaa meidän päässämme niin, että saamme mahdollisimman paljon tietoja suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä. Syötämme myös pakkausten perustiedot samaan järjestelmään. Työtapa kuulosti myös Ringin mielestä hyvältä, Hakasuo sanoo.

Hakasuon mukaan auditointikäynti oli kokonaisvaltainen ja kattava.

– Meillä tosin pakataan elintarvikkeita useammassa eri toimipaikassa, emmekä pitkien välimatkojen vuoksi ehtineet kaikissa paikoissa vierailemaan. Käynnistä olisi varmasti saanut vielä enemmän irti, jos olisimme voineet kiertää kaikki toimipaikat, hän pohtii.

Auditointi toi esiin myös kehityskohteita

– Olemme punninneet ja mitanneet pakkausmateriaalit sekä lisänneet tiedot toiminnanohjausjärjestelmään. Auditoinnin yhteydessä tehdyissä mittatarkistuksissa havaittiin jonkin verran heittoja kumpaankin suuntaan. Kävimme lukuja läpi ja huomasimme, että meidän olisi kannattanut ottaa punnituksissa pakkausmateriaaleista isompi otanta, jotta luvut olisivat olleet täsmällisempiä, Hakasuo kertoo.

Hakasuon mukaan erityishaasteita raportoinnissa ovat tuottaneet maahantuotavien raaka-aineiden pakkaukset.

– Niiden materiaalikilot täytyy myös raportoida, mutta vielä emme saa tietoja suoraan järjestelmästä. Tämän osalta toiminnan kehittäminen jatkuu. Koska maksamme käytetyistä pakkauskiloista kierrätysmaksuja, oli todella hyvä, että auditointi tehtiin ja saimme toimintatapamme oikeellisuuteen vahvistuksen.