Yritykset raportoivat pakkaustietonsa Ringille ensimmäistä kertaa uudella tavalla
Rinki kerää pakkaustiedot tuottajavastuullisilta yrityksiltä vuosittain. Rinki kokoaa lähes 4 500 yrityksen tiedot yhteen ja lähettää ne Pirkanmaan ELY-keskukselle. Pirkanmaan ELY-keskus taas kokoaa EU-komissiolle Suomen virallisen pakkaustilaston Ringin ja muiden toimijoiden raportoimista tiedoista.
Jatkossa yritykset raportoivat pakkaustietonsa Ringille uudella tavalla. Keväällä 2021 yritysten tuli ilmoittaa vuoden 2020 pakkaustietonsa uuden raportointitavan mukaisesti. Raportointimuutokset johtuvat EU:n jätedirektiivimuutoksista, joilla tarkennetaan syntyneen ja kierrätetyn pakkausjätteen määrää.
Uusi raportointitapa tarkentaa pakkausten erittelyä
Uudessa raportointitavassa on neljä muutosta aiempaan verrattuna. Kuluttaja- ja yrityspakkaukset ilmoitetaan erikseen, samoin kertakäyttöiset pakkaukset ja uudelleenkäytettävät pakkaukset. Myös yhdestä materiaalista ja useammasta materiaalista valmistetut pakkaukset raportoidaan erikseen.
Useasta materiaalista valmistettujen pakkausten eri materiaalit on eriteltävä, ellei yksittäistä materiaalia ole enintään 5 prosenttia pakkausyksikön kokonaispainosta. Vientiä sen sijaan ei enää tarvitse raportoida.
Saint-Gobain Finland Oy:ssä pakkaustietojen raportointi uusien vaatimusten mukaan sujui ongelmitta.
– Muuttuneet raportointivaatimukset eivät juurikaan vaikuttaneet yrityksemme tietojenkeruuseen, sillä suurin osa käyttämistämme pakkausmateriaaleista on vain yhdestä materiaalista valmistettuja. Teen yhteistyötä pakkaustietojen keräämisessä osto-osaston kanssa, ja pyydän lisätietoja myynnistä, controllereilta ja logistiikalta. Hyvä yhteistyö on organisaatiomme vahvuus, jonka ansiosta tiedot saatiin toimitettua Ringille aikataulussa, kertoo yrityksen pakkaustietojen raportoinnista vastaava Annina Asikainen.
Annina Asikainen
Valmistautumista muutokseen helpotti Ringin viime lokakuussa järjestämä verkkokoulutus, jossa käsiteltiin muuttuvia raportointitapoja.
– Verkkokoulutus auttoi valmistautumaan hyvin tulevaan muutokseen. Koin koulutuksen erittäin hyvänä ja tiedotin raportointimuutoksista myös yrityksemme sisällä. Näin ollen muutokset olivat jo hyvin mielessä tietojen keruun tullessa ajankohtaiseksi, Asikainen jatkaa.
Raportointitavan nopea muutos toi haasteita
Uusi raportointitapa toi ensimmäistä kertaa toteutettuna ymmärrettävästi myös pohdittavaa yrityksille. Linkosuon varastopäällikön ja pakkaustietojen raportoinnista vastaavan Timo Ahon mukaan erityisesti yhdistelmämateriaalipakkausten raportointi tuotti ongelmia.
– Kerään pakkaustiedot yhteistyössä tavarantoimittajiemme kanssa. Heillä oli vaikeuksia selvittää yhdistelmämateriaalipakkausten eri materiaalien tarkkoja määriä. Yhteistyössä tarvittavat tiedot kuitenkin onnistuttiin lopulta selvittämään, Aho kertoo.
Oman vaivansa toi myös muutosten nopea aikataulu ja se, että tiedot tuli ilmoittaa edeltävältä vuodelta jälkijättöisesti.
– Itse muutokset olivat selkeät, mutta reagointiaika oli melko lyhyt. Saamme pakkaustietomme tavarantoimittajiltamme, joten jos he eivät ole voineet reagoida muuttuneisiin vaatimuksiin nopeasti, on pakkaustietojen ilmoittaminen uuden raportointitavan mukaisesti ollut mahdotonta, kertoo Keskon pakkaustietojen raportoinnista vastaava Renja Gauriloff.
Renja Gauriloff
– Tietojen raportointi jälkikäteen varsinkin yhdistelmämateriaalista valmistettujen pakkausten eri materiaaleista oli myös hankalaa, sillä näitä tietoja ei aiemmin ollut tarvinnut ilmoittaa eikä niitä siksi ollut myöskään saatu toimittajilta. Ensi vuonna raportointi on varmastikin tarkempaa, kun toimittajilla on ollut enemmän aikaa valmistautua uuden raportointitavan mukaisten tietojen keräämiseen.
Helppokäyttöinen extranet
Pakkaustiedot raportoidaan Ringille täytettävän ilmoituslomakkeen avulla Ringin extranetissä. Ohjeet extranetissä raportointiin on julkaistu Ringin verkkosivuilla pdf-muodossa. Ohjeita lomakkeen täyttämiseen löytyy kuitenkin myös suoraan extranetistä ilmoituslomakkeen kysymysmerkki-symbolia klikkaamalla.
Timo Aho koki raportointiohjeet selkeiksi ja extranetin käytön vaivattomaksi.
– Kysymysmerkki-symbolit tukivat hyvin ohjeistusta. Oli myös hyvä, että tietoja pystyi vielä tarvittaessa muokkaamaan lähettämisen jälkeen, hän kiittelee.
Uusi raportointitapa kehittää jatkossa todennäköisesti monien yritysten omia pakkaustietojen raportointiprosesseja.
Myös Annina Asikainen koki extranetin helppokäyttöiseksi.
– Pidän siitä, että eri pakkausmateriaalit ovat järjestelmässä omilla lomakesivuillaan. Näkymä on yksinkertainen. Lisäksi useaa materiaalia sisältävien pakkausmateriaalien raportointi oli rakennettu järjestelmään käyttäjäystävälliseksi.
Raportointiin ja extranetin käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä apua sai myös Ringin asiakaspalvelusta.
– Olin raportoinnin aikana pari kertaa yhteydessä Ringin asiakaspalveluun. Kysymykseni eivät liittyneet varsinaisesti uuteen raportointitapaan vaan siihen, että tein raportointia ylipäätään ensimmäistä kertaa. Ringin asiakaspalvelusta sain vastaukset nopeasti, Renja Gauriloff kertoo.
Lisäksi Gauriloff piti extranetiä helppokäyttöisenä, mutta keksii myös kehitysideoita raportoinnin nopeuttamiseksi edelleen.
– Extranet olisi vieläkin ketterämpi, jos taulukon voisi ajaa palvelusta ulos vaikkapa Exceliin, täyttää ja ladata uudelleen palveluun, hän ehdottaa.
– Myös määräerojen kommentointia voisi kehittää. Käyttäjälle olisi yksinkertaisempaa, jos eroa voisi kommentoida heti eikä vasta koontisivulla, Annina Asikainen jatkaa.
Uusi raportointitapa kehittää myös yritysten toimintaa
Uusi raportointitapa kehittää jatkossa todennäköisesti monien yritysten omia pakkaustietojen raportointiprosesseja.
– Esimerkiksi yhdistelmämateriaalipakkausten eri materiaalien raportointi on muutos, joka vaatii monilta yrityksiltä järjestelmäkehitystä, mikä vie aikaa. Esimerkiksi meillä Keskossa arvioidaan parhaillaan mahdollisia kehitystarpeita prosessin sujuvoittamiseksi. Ensi vuonna raportointi uusien vaatimusten mukaisesti on varmasti monille yrityksille helpompaa, kun aikaa valmistautumiseen on ollut enemmän, Gauriloff toteaa.